前臺文員無疑都會與電話經常打交道,甚至有不少業務比較特殊的公司直接就開設了話務員[也就是電話文員] 這個崗位,由此可見電話對文員來說是工作中很重要的一部分:同時也要求文員在接打電話的時候需要有一些專業化的要求!

　　一、能熟練操作總機電話和各種設備的使用方法.尤其是要熟悉各部門的分機號碼。如果一個前臺文員都不知道公司內部的分機號碼,那絕對是一件相當令人難以置信的事情!

　　二、負責電話機的清潔與保養.這一點也不可忽略,因為有很多客戶會借用公司的電話,甚至公司的其他高層也會經常使用這部電話.

　　三、負責及時接聽日常工作電話和其他電話,一般是在電話響過第二聲以后開始接聽,這就需要文員不要輕易離開崗位,如果公司的總機電話撥打了很長時間無人接聽那是讓人很疑惑的事情,同時前臺文員面前的這部電話一般是整個公司的 總機 是外部與公司內部聯系的唯一線路,擅離職守可能會耽誤比較重要的事務,或客戶!也會給公司造成不好的影響!

　　四、靈活處理各種無法轉接或影響領導正常工作的電話,這就需要文員對公司內部事務相當熟悉才能準確判斷.語氣要盡量委婉.

　　五、了解公司的正常工作程序,以及正在進行的事務,關注事務的進展,以便能隨時應答電話咨詢.

　　六、了解公司領導及其他工作人員的活動情況,以便及時處理各種業務和來訪電話.

　　七、懂得電話留言方法,重要事件要及時給領導留言,避免耽誤任何重要事務!

　　八、懂得電話禮儀,言語委婉,語調平和,態度熱情,并且需要具備一定的交際能力與應變能力!

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